Precisando impulsionar a produtividade no trabalho?
Então, conhecer ferramentas tecnológicas e boas práticas para alcançar o alto desempenho é fundamental, principalmente quando você é o gestor da empresa.
Com tantas tarefas e funções, é preciso uma boa dose de disciplina para evitar distrações e manter a produtividade necessária para tocar o negócio em suas variadas frentes de trabalho.
Afinal, quando as falhas e ineficiências nos processos da empresa começam lá no alto, a performance de toda a equipe é prejudicada.
Mas, adotando as ferramentas certas e utilizando alguns indicadores de produtividade no trabalho, é possível aprimorar seu desempenho pessoal e a carga de eficiência de toda a organização.
Neste guia, vamos entender melhor o que é produtividade, sua importância, ferramentas, indicadores úteis e dicas para elevar o seu rendimento.
O que é produtividade no trabalho
Produtividade no trabalho é a relação entre a quantidade de produtos ou serviços produzidos e o tempo e recursos necessários para essa determinada produção.
De forma breve, é a capacidade de fazer mais em menos tempo, sem perder a qualidade.
Tenha em mente que a produtividade traduz a eficiência da empresa durante as rotinas de produção.
Em empresas, um alto nível de produtividade permite entregar os produtos mais rapidamente aos consumidores e reduzir custos relativos a processos.
Justamente por isso, o conceito de produtividade está diretamente ligado à rentabilidade do negócio.
Esse é um conceito bastante antigo, mas que ainda faz total sentido para as organizações.
No livro Productivity management: a practical handbook (International Labour Organization, 1987), Joseph Prokopenko destaca que o tempo é um bom denominador para a produtividade, pois se trata de uma medida universal que está além do controle humano.
“Quanto menor o tempo necessário para alcançar o resultado desejado, mais produtivo é o sistema”, pontua o autor.
Por exemplo: vamos supor que você tenha uma cervejaria que produz chope artesanal.
Obviamente, a sua produção não alcançará os mesmos patamares obtidos por grandes empresas de produção de bebida, que efetuam uma produção em escala industrial, certo?
Isso não quer dizer que o seu nível de produtividade no trabalho seja baixo.
Afinal, ele varia conforme o tipo de atividade que a empresa realiza.
Mas isso não significa que você não possa otimizar a produção artesanal para, consequentemente, vender mais.
Em um artigo para a revista Forbes, Susan O’Brien, fundadora do aplicativo Smigin, afirma que a produtividade não é uma mentalidade, e sim um estado de ser.
“Você não pode, de repente, decidir que será mais produtivo e esperar que essa intenção gere resultados”, afirma.
De acordo com a autora, a produtividade é um estado ativo que você escolhe adotar, praticar e implementar.
Importância da produtividade no trabalho
Manter um nível de produtividade no trabalho é essencial tanto para o profissional quanto para a empresa.
Confira cinco razões pelas quais a produtividade é essencial no local de trabalho.
1. Para a redução de custos
De acordo com o Serviço Brasileiro de Apoio às Micro e Pequenas Empresas (Sebrae), a produtividade deve ser o foco de empresários que buscam a redução de custos dentro da empresa.
Ou seja, ele não deve priorizar o corte de serviços ou a demissão de funcionários, e sim a reavaliação do processo produtivo da empresa.
“A gestão da produção ajusta ou implanta qualquer tipo de processo, procedimento ou técnica com o objetivo de diminuir os custos de produção por meio da eliminação de desperdícios, minimização de distância e perdas com refugos”, destaca o guia de custos do Sebrae.
2. Para obter mais lucro
Se a empresa consegue fazer mais em menos tempo, também tem capacidade de entregar uma quantidade de itens maior ao mercado, caso exista demanda para isso.
O aumento do lucro é tanto uma consequência do aumento da produção quanto da redução de custos dos processos, o que faz com que as receitas fiquem maiores mesmo descontando as despesas da empresa.
3. Para satisfazer o cliente
O ganho de produtividade é importante não apenas para que a empresa entregue produtos ou serviços dentro do prazo, mas para que satisfaça as suas vontades por meio de entregas o mais rápido possível.
4. Para ganhar diferencial competitivo
Com a produtividade, a empresa utiliza o melhor de cada colaborador nos processos e, dessa forma, obtém a excelência.
Essa vantagem se traduz em diferencial competitivo no mercado.
Um exemplo disso são os e-commerces: entre uma gama diversificada de sites, o consumidor geralmente opta por aquele que entrega os produtos com maior agilidade.
5. Para fomentar a inovação
Quando a produtividade é uma prioridade na empresa, o gestor passa a dar mais atenção à inovação nos processos com o intuito de otimizá-los.
O resultado disso é uma cultura de trabalho voltada à inovação, que se torna uma rotina na organização.
Indicadores de produtividade no trabalho
Agora que tal conhecer alguns indicadores de produtividade no trabalho para medir o nível que a sua empresa apresenta?
Os indicadores são ferramentas essenciais na hora de analisar os processos de produção.
Confira três deles:
1 – Produção por hora
Esse indicador identifica a quantidade de produtos finalizados por hora na empresa.
Uma das formas de medir esse indicador é avaliando o quanto cada colaborador realiza referente a uma determinada tarefa por hora individualmente.
Assim, é possível encontrar o nível de produtividade ideal e elaborar estratégias para que os demais também consigam atingi-lo.
2 – Entregas no prazo
Outro indicador consiste em mapear o número de entregas que são feitas dentro do prazo, o que se torna bastante útil para analisar também em quanto é necessário aumentar a produtividade para reduzir o índice de atrasos.
Esse indicador faz todo sentido para, por exemplo, empresas de logística e e-commerces.
3 – TPM
Do inglês total productive maintenance, o índice de manutenção produtiva total (TPM) é voltado para a redução de custos, eliminação de perdas e aumento da produtividade.
O intuito é reduzir perdas durante o processo produtivo, como quebras, pequenas paradas, baixa velocidade e qualidade insatisfatória.
Ferramentas para aumentar a produtividade no trabalho
Algumas ferramentas são essenciais para elevar o índice de produtividade no trabalho.
Nos próximos tópicos, você vai conhecer três ferramentas essenciais para qualquer empresa.
1 – ERP
ERP é a sigla para sistema de gestão empresarial.
Esse tipo de sistema aumenta a produtividade porque é responsável por automatizar tarefas, reunir dados que embasam a tomada de decisão e organizar todos os processos, como gestão de estoque, vendas, compras e orçamento.
Ou seja: ele integra todas as áreas da empresa em um único local, deixando os processos mais ágeis na prática.
2 – Ferramentas de armazenamento em nuvem
Ferramentas como Google Drive, Dropbox e OneDrive armazenam os documentos e arquivos da empresa na nuvem.
Por meio delas, cada colaborador tem acesso a esses arquivos de qualquer lugar, sem a necessidade de requisitá-los a outro colega por e-mail.
Além de aumentar a produtividade, o armazenamento em nuvem permite a realização de tarefas colaborativas.
3 – Gerenciadores de tarefas
Que tal organizar todas as tarefas, até mesmo com uma visão geral das atividades de cada colaborador da equipe?
Gerenciadores de tarefas, como Asana, Trello e Evernote, são excelentes alternativas para visualizar a lista de afazeres, organizar os fluxos de trabalho e visualizar o andamento de cada processo.
Como ser mais produtivo no trabalho
Quer ser mais produtivo no trabalho?
Abaixo, selecionamos oito dicas para elevar o seu desempenho.
1. Faça um planejamento diário
O ideal é que, no dia anterior, você dedique um tempo para planejar as atividades do dia seguinte, colocando tudo no papel.
Nessa hora, a dica é estabelecer prioridades para definir quais tarefas precisam de mais dedicação e energia.
Fazer metas diárias também ajuda a criar a motivação necessária para riscar os itens da sua lista.
2. Gerencie o tempo
Organize as atividades, compromissos e reuniões da maneira mais otimizada possível.
Técnicas de produtividade, como a Pomodoro, são bem-vindas nessa hora para definir o tempo dedicado a cada atividade.
Mas não se esqueça de que fazer pausas para descanso é essencial para aumentar a motivação e gerar energia para continuar o trabalho.
3. Foque em uma atividade por vez
Essa medida é essencial para manter a qualidade do trabalho, que se perde quando você realiza muitas atividades ao mesmo tempo.
Portanto, concentre-se em uma tarefa por vez, começando e finalizando cada item da lista.
4. Saiba delegar tarefas
Em um artigo para a Forbes, Jon Youshaei destaca que delegar tarefas é essencial para gestores e empreendedores.
Afinal, ninguém consegue fazer tudo sozinho, independentemente do quão inteligente seja.
“Traga pessoas de confiança com conjuntos de habilidades complementares, e você facilitará a vida de todos”, afirma o autor.
5. Evite distrações
Olhar a caixa de e-mail, atualizar o feed das redes sociais e verificar notificações no celular com frequência são atitudes que prejudicam a produtividade.
Afinal, a cada distração, você gastará tempo até voltar ao foco e concentração total nas tarefas que deve realizar.
Aproveite os momentos de pausa para se distrair.
6. Adote práticas saudáveis
Saiba que a produtividade no trabalho também é favorecido pelos hábitos de vida que você mantém.
Boa alimentação e noites de sono, exercícios, leitura e meditação são práticas que auxiliam a manter o foco e a motivação, assim como geram energia e disposição para enfrentar o checklist diário no trabalho.
7. Automatize tarefas
Analise quais processos da empresa (ou mesmo os individuais) podem ser automatizados por meio de ferramentas e softwares.
Essa estratégia permite que você otimize o tempo e se dedique às tarefas mais complexas, que exigem atenção especial.
8. Crie um ambiente propício para a produtividade
É mais fácil ser produtivo quando você está em um ambiente tranquilo, organizado, limpo e confortável.
Por isso, se dedique a criar um ambiente que favoreça a concentração e a motivação para elevar o desempenho.
